Bối cảnh:

Hiện nay, công nghệ RFID đã và đang được sử dụng như một siêu công cụ quản lý.  Ở hầu hết các doanh nghiệp (công ty, bệnh viện, trường học,… ), các hồ sơ – giấy tờ (file, hồ sơ công việc, công văn, giấy tờ, CD,…) thường được lưu trữ dưới dạng giấy tờ. Và thường được quản lý thủ công, excel hoặc bằng mã vạch. Các giải pháp này có rất nhiều rủi ro và bất cập (mã vạch mờ, rách,... ) cho nên việc quản lý, tìm kiếm tốn khá nhiều nhân công, thời gian và dễ gây thất thoát. Thất lạc hồ sơ đã và đang là một vấn đề phổ biến trong việc quản lý hồ sơ - tài liệu. Công nghệ RFID cung cấp các lợi ích tuyệt vời của hệ thống quản lý hồ sơ RFID, giúp theo dõi, tìm kiếm và xác định hồ sơ một cách nhanh chóng và dễ dàng và nó đang dần thay thế các giải pháp thủ công và bán thủ công như mã vạch hiện có.

Giải pháp của Beetech.

Beetech cung cấp giải pháp quản lý file hồ sơ tài liệu ứng dụng công nghệ RFID tân tiến nhất hiện nay, giải quyết triệt để nhiều bất cập. Giúp cho doanh nghiệp bạn tiết kiệm nhân sự quản lý, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ - giấy tờ (số hoá sơ đồ không gian lưu trữ dạng 2D) và thời gian kiểm kê định kỳ. Dễ dàng quản lý việc xuất/ nhập/ cho mượn hồ sơ, đặc biệt giúp tối ưu hoá không gian lưu trữ hồ sơ tránh làm mất hồ sơ giấy tờ. Truy xuất nguồn gốc thông tin hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng.

Lợi ích của giải pháp:

- Tự động cập nhật thông tin, tối ưu hóa hiệu suất sử dụng,

- Cung cấp các lợi ích tức thì và lợi ích dài hạn, cải tiến quy trình, truy tìm, quản lý, và kinh doanh

- Giảm thiểu nguồn nhân lực quản lý, giảm thiểu thời gian nhập, xuất, tìm kiếm,…

- Tự động ghi nhận việc xuất/ nhập (mượn/trả) và thống kê hồ sơ trong kho.

- Giảm thiểu công việc ghi chép (dễ xảy ra sai sót) nhờ vào khả năng tự động hóa cao của hệ thống.

- Truy xuất nguồn gốc của một sự kiện (thời gian, ngày nhập, nhập xuất, mượn, huỷ, điều chỉnh,…) nhanh chóng, dễ dàng và chi tiết.

- Phân loại và số hoá sơ đồ lưu trữ hồ sơ dạng 3D

- Hệ thống cảnh báo sai sót, cảnh báo chống trộm,….

- Ngăn chặn sự thất lạc của hồ sơ

- Bảo mật thông tin hồ sơ

Mô hình của giải pháp:

Mô hình nhập kho - tiếp nhận hồ sơ

Mô hình xuất kho

Các thành phần của hệ thống:

- Đầu đọc di động dùng để tìm kiếm, kiểm kê

- Đầu đọc cố định, Antenna gắn tại cửa ra vào kho

- Đầu đọc để bàn: Để kiểm tra hồ sơ tài liệu mượn.

- Chíp gắn lên folder, file hoặc box

Mô tả giải pháp:

Mỗi tập hồ sơ sẽ được gắn cố định chíp RFID để định danh. Thông qua đầu đọc để bàn hoặc đầu đọc di động và hệ thống phần mềm quản lý để gán thông tin, gồm: phòng ban, nhân viên, thông tin hồ sơ (tên, chủng loại,..) , ngày giờ nhập kho, mượn, trả…

Hệ thống mượn trả sẽ được kiểm tra lại 1 lần nữa thông qua hệ thống đầu đọc cố định tại lối ra vào nhằm tránh sai sót. Thông qua hệ thống phần mềm sẽ tự động ghi nhận việc nhập, xuất (mượn/ trả) hồ sơ.

Hệ thống lưu trữ sẽ được số hóa thành bản đồ 2D, 3D. Nhằm hỗ trợ tìm kiếm, lưu trữ và tối ưu hóa không gian lưu trữ.

Bên cạnh đó hệ thống sẽ tự động cảnh báo nếu hồ sơ chưa được phê duyệt khi mang ra khỏi khu vực kho.

Quản lý được hồ sơ và dễ dàng truy xuất nguồn gốc xuất/ nhập/ hủy của một hồ sơ,....

Mô hình tham khảo hoạt động thực tế của hệ thống

Sự khác biệt của Beetech:

Với 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực AutoID (mã vạch, RFID, ...), cùng đội ngũ kỹ sư có trình độ cao và kinh nghiệm dày dặn của chúng tôi.  Chúng tôi có thể giúp tư vấn và thiết kế các giải pháp thông minh phù hợp với nhu cầu và mô hình của bạn. Chúng tôi có thể tham gia hỗ trợ một phần cùng hệ thống hoặc cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của ứng dụng và ngân sách của bạn. Kinh nghiệm dày dặn của chúng tôi trong việc cung cấp các giải pháp phức tạp cho nhiều ngành công nghiệp đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được một giải pháp toàn diện và triển khai mà không gặp sự cố, đồng thời đảm bảo hiệu quả và tính ổn định.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để biết thêm nhiều thông tin hơn và để chúng tôi giúp bạn nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc cho công ty. Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn!